KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 I. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASININ ÖNEMİ

Kişisel verilerin korunması, Anayasal bir hak olup, Şirketimizin öncelikleri kapsamında yer almaktadır. Nitekim bu amaçla, Şirketimizde devamlı olarak güncellenen bir sistem kurulması amaçlanmış ve işbu politika oluşturulmuştur. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, Veri Sorumlusu sıfatıyla, “DCS DİJİTAL GÜMRÜK HİZMETLERİ A.Ş. ‘nin (Şirket), genel aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve Şirketimiz kişisel veri işleme kurallarının temel esaslarını belirlemek üzere işbu Politika yapılmakta ve bu kapsamda müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, stajyer ve öğrencilerimizin, tedarikçi/alt işveren çalışanlarının ve yetkililerinin, şirket hissedarlarımızın ve şirket ortaklarımızın, ziyaretçilerimizin ve diğer verisini işlediğimiz üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunması konusundaki temel esaslar düzenlenmektedir.

Bu Politika ‘da belirtilen konuların uygulanmasına yönelik olarak Şirket içerisinde gerekli prosedürler düzenlenmekte, kişi kategorilerine özel Kişisel Veri İşleme Envanteri ile uyumlu aydınlatma metinleri oluşturulmakta, kişisel verilere erişimi olan Şirket çalışanları ve üçüncü taraflarla kişisel verilerin korunması ve gizlilik sözleşmeleri yapılmakta, görev tanımları revize edilmekte, kişisel verilerin korunması için DCS DİJİTAL GÜMRÜK HİZMETLERİ A.Ş. tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmakta, bu kapsamda gerekli denetimler yapılmakta veya yaptırılmaktadır. Kişisel Verilerin Korunması konusu üst yönetim tarafından da sahiplenilmekte, bu konuda özel bir Komite oluşturulmak (Şirket KVK Komitesi) suretiyle kişisel verilerin korunması süreçleri yönetilmektedir.

 II. POLİTİKANIN AMACI

Bu Politikanın temel amacı, DCS DİJİTAL GÜMRÜK HİZMETLERİ A.Ş. tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik esasları ortaya koymak, bu kapsamda kişisel verileri şirketimiz tarafından işlenen kişileri aydınlatarak ve bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamaktır.

III. KAPSAM

Bu Politika; “müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, stajyer ve öğrencilerimiz, tedarikçi/alt işveren çalışanları ve yetkilileri, şirket hissedarlarımız ve şirket ortaklarımız, ziyaretçilerimiz, veli/vasi/temsilciler ve verisini işlediğimiz diğer üçüncü kişiler” başlıkları altında kategorize ettiğimiz kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlediğimiz tüm kişisel verilerine ilişkindir.

IV. POLİTİKANIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.

V. ERİŞİM VE GÜNCELLEME

Politika Şirketimizin internet sitesinde https://www.dcscustoms.com.tr/ yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur ve gerektiğinde güncellenir.

Şirketimiz, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4.  maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. Şirketimiz kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri saklamaktadır. Şirketimiz, Anayasa’nın 20.  ve KVK Kanunu’nun 5.  maddeleri gereğince, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVK Kanunu’nun 5. maddesindeki şartlardan bir veya birkaçına dayalı olarak işlemektedir. Şirketimiz, Borçlar Kanunu’ nun 419. maddesi gereğince, 6698 sy. KVK Kanunu saklı kalmak kaydıyla, çalışanların ve çalışan adaylarının kişisel verilerini, işe yatkınlık ve iş sözleşmesinin ifası amaçlarına dayalı olarak işlemektedir. Şirketimiz, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 10. maddelerine uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmakta ve kişisel veri sahiplerinin bilgi talep etmeleri ve kanundan doğan haklarını kullanmak üzere başvurmaları durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmakta, başvurulara yasal süresi içinde yanıt vermektedir. Şirketimiz KVK Kanunu’nun 6.  maddesine uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 8.  ve 9.  maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen kurallara uymakta ve KVK Kurulu tarafından alınan karar ve yayınlanan tebliğler ile güvenli ülke listelerini dikkate alarak uygulama yapmaktadır.

I. KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKE VE KURALLARA UYGUN OLARAK İŞLENMESİ

1. Kişisel Verilerin İşlenmesi İlkeleri

A) Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Şirketimiz; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesini gerektirecek hukuksal dayanakları tespit ederek işlem yapmakta, ölçülülük gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamakta, kişilerin bilgisi dışında işleme faaliyeti yapmamaktadır.
B) Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Şirketimiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamakta, bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır.  Bu kapsamda tüm kişi kategorilerine ilişkin veriler güncel tutulmaya çalışılmaktadır. Özellikle müşteri ve potansiyel müşteri verileri özenle güncellenmekte, kişilere rızalarına aykırı biçimde pazarlama ve tanıtım amaçlı e-posta ve teklifler gönderilmemektedir.
C) Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Şirketimiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirketimiz, kişisel verileri sunmakta olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işleneceği amaç işleme faaliyeti öncesi belirlenmekte ve “Kişisel Veri Envanteri” ne de işlenmektedir.
D) İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Şirketimiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.  Bu kapsamda süreçler sürekli gözden geçirilmekte, “Data Minimanisation/Kişisel Verilerin Azaltılması” ilkesi hayata geçirilmeye çalışılmaktadır.
E) İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bu kapsamda hukuk ve ceza zamanaşımı sürelerini dikkate almakta ve kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır.  Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimizin “Kişisel Verilerin Saklanması ve Silinmesi” politikasına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

2. Genel Nitelikteki Kişisel Verilerin İşlenmesi Kuralları

Kişisel verilerin korunması Anayasal bir hak olup, temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa’nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirketimizce, kişisel verilerin işlenmesinde ancak aşağıdaki şartlar varsa ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verileri işlenmektedir;
  1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
  2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
  3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
  4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
  5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
  6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
  7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
Yukarıdaki şartların bulunmaması halinde Şirketimizce ilgilinin açık, özgür iradeye ve bilgilendirmeye dayalı rızasına başvurulmaktadır. Özellikle İnsan Kaynakları ve çalışma ilişkileri alanında, çalışanın bağımlılık ilişkisi dikkate alınarak verinin öncelikle rıza dışında kalan hukuka uygunluk sebeplerine dayanılması esas tutulmakta, ancak bu sebeplerin söz konusu olmaması durumunda açık rızaya başvurulmaktadır. Buna karşılık pazarlama gibi faaliyetlerde ilgilinin rızası esas alınarak işleme faaliyeti gerçekleştirilmektedir. Ancak her halde kişisel verilerin işlendiği tüm durumlarda kişiler mutlaka “aydınlatılarak” veri işleme faaliyeti gerçekleştirilmektedir.

3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Kuralları

Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu’nda öngörülen düzenlemelere uygun davranılmaktadır.  KVK Kanunu’nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayırımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiş olup bu verilerin işlenmesinde dikkat ve hassasiyet gösterilmesi gerekmektedir. Bunlar; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. KVK Kanunu’na uygun bir biçimde Şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, gerekli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:
  • Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde veya kişisel veri sahibinin açık rızası var ise buna dayalı olarak,
  • Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veya kişisel veri sahibinin açık rızası ile işlenmektedir.
  • Hangi nedene dayanırsa dayansın, işleme süreçlerinde daima genel veri işleme ilkeleri dikkate alınmakta ve bu ilkelere uygunluk sağlanmaktadır (KVK Kanunu m. 4; yukarıda 2. Bölüm, I, 1).
Özel nitelikli verilerin korunması ile ilgili olarak şirketimizde “Özel Verilerin Korunması Politikası” yürürlüğe konulmuş olup, iş birimlerimizde bu politika hükümlerine göre hareket edilmekte ve gereken tedbirler alınmaktadır.

4. Verisi İşlenen İlgili Kişilerin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda verisi işlenen ilgili kişiye kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel verisi işlenen ilgili kişinin hakları konusunda aydınlatma yapılmakta, Şirketimizin ilgili Birimleri Şirketimizin “Aydınlatma Esasları Politikası” na göre gereken işlemleri yerine getirmektedir. Yine, KVK Kanunu’nun 11. maddesinde kişisel verisi işlenen ilgili kişinin hakları arasında “Bilgi Talep Etme” de sayılmış olup, Şirketimiz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 11. maddelerine uygun olarak kişisel verisi işlenen ilgili kişinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirme yapılmakta, bu konuda Şirketimizde “İlgili Kişi Başvuru Prosedürü’ne göre işlem yapılmaktadır.

II. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirketimiz hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel verisi işlenen ilgili kişinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir.  Şirketimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

1. Kişisel Verilerin Aktarılma Esasları

Şirketimiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan Kanunun 5.maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir: Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin açık rızası var ise buna dayalı olarak; veya
  • Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
  • Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
  • Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
  • Kişisel veriler, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş ise,
  • Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
  • Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise aktarılmaktadır.
Hangi nedene dayanırsa dayansın, aktarım süreçlerinde daima genel veri işleme ilkeleri dikkate alınmakta ve bu ilkelere uygunluk sağlanmaktadır (KVK Kanunu m. 4; bkz. yukarıda 2. Bölüm, I, 1).

3. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Şirketimiz hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak işlediği kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir.  Şirketimiz tarafından kişisel veriler; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılmaktadır. Şirketimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Şirketimiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel verisi işlenen ilgili kişinin açık rızası var ise veya kişisel verisi işlenen ilgili kişinin açık rızası yok ise aşağıdaki hallerden birinin varlığı durumunda kişisel verileri Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir:
  • Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
  • Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel verisi işlenen ilgili kişi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
  • Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
  • Kişisel veriler, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş ise,
  • Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
  • Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

4. Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarılma Amaçları ve Aktarma Yapılan Kişi Kategorileri

4. Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarılma Amaçları ve Aktarma Yapılan Kişi Kategorileri

A) Veri Aktarım Amaçları

Şirketimizin faaliyet ve kuruluş amaçlarının yerine getirilmesini sağlamak, Şirketimizin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirketimizin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirketimize sunulmasını sağlamak, Şirketimizin insan kaynakları ve istihdam politikalarının yürütülmesini sağlamak, Şirketimizin iş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak gibi amaçlarla veri aktarımı gerçekleştirilmektedir.

B) Verilerin Aktarıldığı Kişiler

Şirketimiz KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak kişisel verileri aşağıda belirtilen kişi kategorilerine aktarılabilir:
YETKİLİ KAMU KURULUŞLARI  Şirketimizden Bilgi Ve Belge Almaya Yetkili Kamu Kurum Ve Kuruluşları İlgili mevzuat hükümlerine göre veri paylaşımı yapılmaktadır.
YETKİLİ ÖZEL HUKUK KİŞİLERİ  Şirketimizden Bilgi Ve Belge Almaya Yetkili Özel Hukuk Kişileri İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak veri paylaşımı yapılmaktadır.
İŞTİRAKLER Şirketimizin Hissedarı Olduğu Şirketler Şirketimizin iştiraklerin de katılımını gerektiren ticari faaliyetlerinin yürütülmesini temin etmekle sınırlı olarak veri paylaşımı yapılmaktadır.
HİSSEDAR Şirketimizin Hissedarları  Şirketimizin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak veri paylaşımı yapılmaktadır.
İŞ ORTAKLARIMIZ(I) Şirketimizin Ticari Faaliyetlerini Yürütürken Şirketimizin Ürün Ve Hizmetlerinin Satışı, Tanıtımı Ve Pazarlanması, Satış Sonrası Desteği, Ortak Müşteri Bağlılığı Programlarının Yürütülmesi Gibi Amaçlarla İş Ortaklığı Kurduğu Taraflar İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak veri paylaşımı yapılmaktadır.
TEDARİKÇİ Şirketimizin Ticari Faaliyetlerini Yürütürken Şirketimize Hizmet Sunan Taraflar Şirketimizin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirketimizin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirketimize sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak veri paylaşımı yapılmaktadır.
İŞ VE YAKIN ÇÖZÜM ORTAKLARIMIZ(II) Şirketimizin işbirliği yaptığı yakın çözüm ortakları Şirketimize verilen ve şirketimizden alınan operasyonel hizmetler ve destek hizmetleri nedeniyle anılan grup içinde yer alan anılan şirketlerle kişisel veri paylaşımı ve aktarımı yapılmaktadır.Örneğin; ATEZ Yazılım Teknolojilieri A.Ş.,şirketimize Bilgi teknolojileri desteği ve hizmeti vermekte,Şirketimiz de anılan Şirketlere İnsan Kaynakları desteği ve hizmeti sağlamaktadır.
Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen aktarımlarda işbu Politika ’da düzenlenmiş ilke ve kurallara uygun olarak hareket edilmektedir.

III. KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONLARI

Şirketimizde verisi işlenen kişiler ve bu kapsamda işlenen veriler aşağıdaki şekilde kategorize edilmektedir; Kişi Kategorizasyonu
ÇALIŞAN ADAYI Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler
ÇALIŞAN Şirketimizde çalışan gerçek kişiler
HİSSEDAR/ORTAK Şirketimizin hissedarı ve ortağı gerçek kişiler
POTANSİYEL MÜŞTERİ Ürün ve hizmetlerimize kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş gerçek kişiler
STAJYER/ÖĞRENCİ Şirketimizde staj yapan ve ÇMEK’na tabi olarak çalışan kişiler
TEDARİKÇİ ÇALIŞANI Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) çalışan gerçek kişiler
TEDARİKÇİ YETKİLİSİ Şirketimizin iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumların hissedarları ve yetkilileri gerçek kişiler
MÜŞTERİ Şirketimizle herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirketimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişiler
VELİ/VASİ/TEMSİLCİ Veli, vasi ya da temsilci sıfatı ile kişisel verisi işlenen gerçek kişiler.
ZİYARETÇİ Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler
DİĞER Şirketimizin yukarıda bahsi geçen taraflarla arasındaki ticari işlem güvenliğini sağlamak veya bahsi geçen kişilerin haklarını korumak ve menfaat temin etmek üzere bu kişilerle ilişkili olan üçüncü taraf gerçek kişiler (Örn. Aile Bireyleri ve yakınlar)
Veri Kategorizasyonu
KİMLİK BİLGİSİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Ehliyet, Nüfus Cüzdanı, İkametgâh, Pasaport, Avukatlık Kimliği, Evlilik Cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan bilgiler
İLETİŞİM BİLGİSİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail gibi bilgiler
LOKASYON BİLGİSİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişisel veri sahibinin ürün ve hizmetlerimizi kullanımı sırasında veya çalışanlarımız ile iş birliği içerisinde olduğumuz kurumların çalışanlarının Şirketimizin araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler
ÖZLÜK BİLGİSİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; çalışanlarımızın veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri
HUKUKİ İŞLEM VE UYUM BİLGİSİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel verileriniz
MÜŞTERİ İŞLEM BİLGİSİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler
FİZİKSEL MEKÂN GÜVENLİK BİLGİSİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler
İŞLEM GÜVENLİĞİ BİLGİSİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; faaliyetler yürütülürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğin sağlaması için işlenen kişisel veriler.
RİSK YÖNETİMİ BİLGİSİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; ticari, teknik ve idari risklerimizi yönetebilmemiz için bu alanlarda genel kabul görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kuralına uygun olarak kullanılan yöntemler vasıtasıyla işlenen kişisel veriler
FİNANSAL BİLGİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler
PERFORMANS VE KARİYER GELİŞİM BİLGİSİ (MESLEKİ DENEYİM BİLGİSİ) Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; çalışanlarımızın veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin performanslarının ölçülmesi ile kariyer gelişimlerinin şirketimizin insan kaynakları politikası kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler
PAZARLAMA BİLGİSİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; ürün ve hizmetlerimizin kişisel veri sahibinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler
GÖRSEL/İŞİTSEL BİLGİ Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik bir şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen kişisel veridir; Örn: fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler
ÖZEL VERİLER I (SAĞLIK/CİNSEL HAYAT) Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler
ÖZEL VERİLER II Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler

I. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNİN HUKUKİ DAYANAKLARI

1. Genel İlkeler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde 6698 sayılı Kanun’un 4.maddesinde genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir. Buna göre; her türlü veri işlemesinde a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma, c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, d) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, e) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme genel ilkeleri göz önünde tutulmaktadır.

2. Hukuka Uygunluk Sebepleri

A) Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması 

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

B) Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi         

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde hukuka uygun olarak işlenebilecektir.   Örneğin, Kimlik Bildirme Mevzuatı uyarınca Çalışanlarımızın kimliklerinin yetkili mercilere bildirilmesi.

C) Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması 

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. Örneğin, baygınlık geçiren çalışanın kan grubu bilgisinin hekim ile paylaşılması.

D) Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması      

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. Örneğin, iş sözleşmesinin kurulması için adaydan CV alınması, sözleşme kapsamında tebligat yapılabilmesi için adres alınması.

E) Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Şirketimizin veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. Örneğin, Asgari Geçim İndiriminden Çalışanı yararlandırmak için, aile bilgisinin işlenmesi.

F) Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi     

Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler işlenebilecektir.  Örneğin, Şirketimiz müşterilerinin internet üzerinde herkese açık bir platformda şikâyet, talep veya önerilerini sunması halinde bu müşteriler ilgili bilgilerini alenileştirmiş olur. Bu durumda Şirketimiz yetkilisi tarafından, şikâyet, talep veya önerilere cevap verme amacıyla sınırlı olmak kaydıyla verilerin işlenmesi mümkündür.

G) Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması     

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. Örneğin, ispat niteliği olan verilerin (satış sözleşmesinin, faturanın) saklanması ve gerekli olduğu anda kullanılması.

H) Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması          

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. Örneğin, Şirketin güvenlik kamerası ile hırsızlığa karşı veya iş güvenliği amacıyla kritik noktalarının izlenmesi.

3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Hukuka Uygunluk Sebepleri

Şirketimiz tarafından özel nitelikli kişisel veriler kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise ancak, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla ancak kanunlarda öngörülen hallerde işlenebilir. Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir. Hangi nedene dayanırsa dayansın, işleme süreçlerinde daima genel veri işleme ilkeleri dikkate alınmakta ve bu ilkelere uygunluk sağlanmaktadır (KVK Kanunu m. 4; bkz. yukarıda 2. Bölüm, I, 1).

II. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Şirketimiz 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarala ve koşullarla sınırlı olarak kişisel veriler işlemektedir. Veri işleme sürecinde yukarıda belirtilen hukuki dayanaklar dikkate alınmakta, diğer hukuka uygunluk sebepleri bulunmuyor ise ilgilinin rızası talep edilmektedir. Burada da 4. Madde kapsamında genel ilkeler denetimi yapılmakta, her şeyden önce veri işleme faaliyetinin genel olarak hukuka uygunluk ilkelerine uyumlu olması aranmaktadır. İlgilinin rızası ise “açık, bilgilendirmeye ve özgür iradeye dayalı biçimde” alınmaktadır. Kişisel verilerin işlenme amaçları ayrıca Şirketimizin “Kişisel Veri Envanteri” nda de belirtilmektedir. Şirketimiz birimlerinde kişisel veriler özellikle aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir;
  • İşveren olarak iş sözleşmesinden doğan karşılıklı yükümlülüklerin yerine getirebilmesi için çalışanların kişisel verilerinin işlenmesi gerekmektedir. Çalışanların kişisel verileri; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlenmekte ve saklanmaktadır. Bu kapsamda, çalışanların kanunlara uygun olarak çalıştırılabilmesi için gerekli olan amaçlar doğrultusunda, iş sözleşmesinin kurulması, ifası ve sona ermesi süreçlerinin hukuka uygun şekilde yürütülmesi, temel hak ve özgürlüklere aykırı olmamak koşuluyla Şirketin meşru menfaatleri, kanunda açık olarak öngörülen durumlar, çalışan istihdamına bağlı hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yasal takip durumlarında hakkın tesisi, kullanılması ve korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumları ve bunların dışında kalan durumlarda çalışanlardan talep edilecek açık, bilgilendirmeye dayanan ve çalışanların özgür iradesi ile açıklayacağı rızası, kişisel veri işlemesinin hukuki dayanaklarını oluşturmaktadır.
  • Şirketin iştigal konusunun gerektirdiği faaliyetler kapsamında, işverenin meşru menfaatleri çalışanların kişisel verilerinin işlenmesini gerekli kılmaktadır. Nitekim, suiistimallerin önlenmesi, hırsızlığın engellenmesi, genel güvenlik veya iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması gibi nedenlerle çalışanların kişisel verilerini işleme faaliyeti yapılabilmektedir. Ancak, bu durumda da çalışanların temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmemesine büyük bir özen gösterilmektedir.
  • İşlenmekte olan çalışanların kişisel verilerinin büyük bir çoğunluğu çalışanlar tarafından Şirkete verilen bilgilerden elde edilmektedir. Yine bazı durumlarda, Şirket yöneticileri gibi iç kaynaklardan veya çalışanların referanslarından veya çalışma hayatı gereklilikleri nedeniyle kamu kurum ve kuruluşları tarafından tesis edilmiş olan sistemlerdeki verilerden de çalışanların kişisel verileri Şirkete gelebilmektedir.
  • İşlenmekte olan çalışanların kişisel verileri, başvuru formaları ve çalışanların referansları, iş sözleşmeleri ve değişiklikleri, çalışanların iletişim bilgileri, bordro için gerekli olan bilgiler, acil durumlarda iletişim kurulacak kişiler gibi aile veya yakın bilgileri, çalışanların eğitim kayıtları, performans değerlendirme kayıtları, disiplin kayıtları, kamera kayıtları gibi bilgilerden oluşmaktadır.
  • Çalışanların kişisel bilgilerinin işlenmesi ile ilgili olarak, birçok Şirket politika ve prosedüründe kurallar bulunmaktadır. Şirketin intranet sisteminden de söz konusu dokümanlara ulaşılabilir, ayrıca kâğıt ortamında da İnsan Kaynakları Birimi’nden alınabilir.
  • Çalışanların sağlık bilgileri de işlenen kişisel veriler arasında yer almaktadır. Çalışanların sağlık ve cinsel hayatlarına ilişkin bilgiler kural olarak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir. Bu kapsamda, çalışanların sağlık verileri ve bunlarla ilgili detaylar kural olarak işyeri hekiminde ve sağlık biriminde bulunmaktadır.
  • “Çalışan” statüsüne geçildikten sonra (çalışan adaylığı kategorisinde talep edilmemektedir) çalışanın sendikaya üye olması durumunda sendika üyeliği de yasal mevzuatın gerekliliklerinin yapılabilmesi için kanunun açık hükümleri gereği işlenebilmektedir. Bunun dışında çalışanların, ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafeti kural olarak kanunda açıkça öngörülmüş olmadığı sürece, işlenen kişisel veriler arasında yer almamakta, istisnai bir uygulamaya gidilecek ise, kişisel veriler işlenmeden önce gereklilikler özenle değerlendirilmektedir.
  • Şirketin bilgi iletişim araçları (telefon, mobil telefonlar, bilgisayarlar ve internet) üzerinde denetim ve gözetimleri söz konusudur. 5651 sayılı Kanun, ilgili mevzuat ve Şirketimizin meşru menfaatleri söz konusu uygulamaların hukuki dayanaklarını oluşturmaktadır. Çalışanlarımızın yanısıra, ziyaretçilerimiz ile Şirketimiz sisteminden internete bağlanan diğer kişi kategorilerimiz de söz konusu işleme kapsamında yer alabilmektedir.
  • Şirketimiz araçlarında “güvenlik, araçların ve personelin daha etkili bir biçimde yönetimi” gerekçeleriyle araç takip sistemi uygulanabilmektedir. Söz konusu faaliyet de şirketimizin meşru menfaatlerine dayanmakla birlikte çalışanların temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla gerçekleştirilmektedir.
  • Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin sağlanması amacı doğrultusunda; Şirketimizin insan kaynakları politikalarına uygun şekilde açık pozisyonlara uygun personel temini, Şirketimizin insan kaynakları politikalarına  uygun  şekilde  insan  kaynakları  operasyonlarının yürütülmesi,  çalışan adayı seçimi, özlük işlerinin yönetilmesi, eğitim ve kariyer planlarının belirlenmesi, iş  sağlığı  ve  güvenliği  çerçevesinde  yükümlülüklerin  yerine  getirilmesi  ve  gerekli tedbirlerin alınması kişisel verilerin işlenme amaçlarını oluşturmaktadır.
  • Tedarikçi/alt işveren çalışanlarının kişisel verileri de Kurumumuzca işlenebilmektedir. Nitekim 6331 sayılı Kanunda asıl işverene iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili olarak başka işyerinden gelen çalışanlar ile ilgili olarak kontrol edilmesi gereken belgeler ve bilgiler belirtilmiş bulunmaktadır. Aynı şekilde 4857 sayılı iş kanununda ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda da alt işveren işçileri ve geçici işçiler ile ilgili asıl işverene yükümlülükler getirilmiş ve bu kapsamda kontrol edilmesi gereken hususlar belirtilmiştir. Buna göre tedarikçi ve başka işverene bağlı olarak işyerimizde çalışan işçilerin kişisel verilerinin işlenmesi başta söz konusu yasal düzenlemelerin gerekleri ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi olmak üzere işletmemizin meşru menfaatlerine dayanmaktadır.
  • Kişisel veriler, ayrıca:
  • Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
  • Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
  • Denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Erişim yetkilerinin yürütülmesi
  • Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
  • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
  • Firma/ürün/hizmetlere bağlılık süreçlerinin yürütülmesi
  • Fiziksel mekân güvenliğinin temini
  • Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi
  • Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
  • İç denetim/soruşturma/istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi
  • İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Mal/hizmet/üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi
  • Müşteri ilişkileri süreçlerinin yürütülmesi
  • Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi
  • Organizasyon ve etkinlik yönetimi
  • Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi
  • Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi
  • Reklam/kampanya/promosyon süreçlerinin yürütülmesi
  • Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
  • Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi
  • Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
  • Sponsorluk faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Talep / şikâyetlerin takibi
  • Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini
  • Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
  • Ürün/hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
  • Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
  • Yabancı personel çalışma ve oturma izni işlemleri
  • Yatırım süreçlerinin yürütülmesi
  • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
  • Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi amacıyla
İlgili Birimlerimizde işlenmektedir.
  • İşyerlerimizde, iş sağlığı ve güvenliği, genel güvenlik, ürün güvenliği amaçlarıyla işyerinde kamera ile izleme faaliyeti, Şirketin meşru menfaatleri dikkate alınarak, ziyaretçilerimizin, bu kapsamda verisi işlenen kişilerin ve özellikle çalışanların temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla gerçekleştirilmektedir.

4. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI, SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ

Şirketimiz, Türk Ceza Kanunu’nun 138.maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirketimizin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilmektedir.
Şirketimiz, Türk Ceza Kanunu’nun 138.maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirketimizin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilmektedir.

I. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE SAKLAMA SÜRELERİ

Şirketimiz, ilgili kanunlarda ve mevzuatta öngörülmesi durumunda kişisel verileri ilgili mevzuatta belirtilen süre boyunca saklanmaktadır.  Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler şirketimizin o veriyi işlerken sunduğu hizmetlerle bağlı olarak Şirketimizin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte, daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve şirketin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zamanaşımı süreleri ile zamanaşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirketimize yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

II. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ

Türk Ceza Kanunu’nun 138.Maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7.maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirketimizin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hâle getirilmektedir.  Bu kapsamda Şirketimiz ilgili yükümlülüğünü bu bölümde açıklanan yöntemlerle yerine getirmektedir.

1. Kişisel Verilerin Silinmesi

A) Kişisel Verilerin Silinmesi İşlemi
Şirketimiz ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri sislenebilir. Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimizce, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
B) Kişisel Verilerin Silinmesi Süreci
Kişisel verilerin silinmesi işleminde izlenmesi gereken süreç aşağıdaki gibidir:
  • Silme işlemine konu teşkil edecek kişisel verilerin belirlenmesi.
  • Erişim yetki ve kontrol matrisi ya da benzer bir sistem kullanarak her bir kişisel veri için ilgili kullanıcıların tespit edilmesi.
  • İlgili kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkilerinin ve yöntemlerinin tespit edilmesi.
  • İlgili kullanıcıların kişisel veriler kapsamındaki erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetki ve yöntemlerinin kapatılması ve ortadan kaldırılması.
C) Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri
Kişisel veriler çeşitli kayıt ortamlarında saklanabildiklerinden kayıt ortamlarına uygun yöntemlerle silinmektedir.

2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

A) Kişisel Verilerin Yok Edilmesi İşlemi
Şirketimiz ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri yok edebilir. Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
B) Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri
Kişisel verilerin yok edilmesi için, verilerin bulunduğu tüm kopyalar tespit edilir ve verilerin bulunduğu sistemler tek tek yok edilir.

3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

A) Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi İşlemi
Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. Şirketimiz, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir. Kişisel veriler, veri sorumlusu veya alıcı grupları tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi suretiyle anonimleştirilmesi gerçekleştirilmektedir. Şirketimiz, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.
B) Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi Yöntemleri
Anonim hale getirme, bir veri kümesindeki tüm doğrudan ve/veya dolaylı tanımlayıcıların çıkartılarak ya da değiştirilerek, ilgili kişinin kimliğinin saptanabilmesinin engellenmesi veya bir grup veya kalabalık içinde ayırt edilebilir olma özelliğini, bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde kaybetmesidir. Bu özelliklerin engellenmesi veya kaybedilmesi sonucunda belli bir kişiye işaret etmeyen veriler, anonim hale getirilmiş veri sayılır. Anonim hale getirmedeki amaç, veri ile bu verinin tanımladığı kişi arasındaki bağın kopartılmasıdır. Kişisel verinin tutulduğu veri kayıt sistemindeki kayıtlara uygulanan otomatik olan veya olmayan gruplama, maskeleme, türetme, genelleştirme, rastgele hale getirme gibi yöntemlerle yürütülen bağ koparma işlemlerinin hepsine anonim hale getirme yöntemleri adı verilir. Bu yöntemlerin uygulanması sonucunda elde edilen verilerin belirli bir kişiyi tanımlayamaz olması gerekmektedir.

I. İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARININ KAPSAMI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

1. İlgili Kişilerin Hakları

Şirketimizce kişisel verisi işlenen kişiler aşağıda yer alan haklara sahiptir:

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

2. İlgili Kişilerin Haklarını Kullanması

İlgili Kişilerin KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince yukarıda belirtilen haklarını kullanmakla ilgili taleplerini, aşağıdaki yöntemlerle Şirketimize iletmesi gerekli ve yeterlidir;

Başvuru YöntemiBaşvurunun Yapılacağı AdresBaşvuru Gönderiminde Belirtilecek Bilgi
Şahsen Başvuru (Başvuru sahibinin Bizzat gelerek Kimliğini tevsik Edici belge ile Başvurması)15 Temmuz Mahallesi
1498. Sokak No:4
34212 Güneşli, Bağcılar/İstanbul
Zarfın üzerine “Kişisel
Verilerin Korunması Kanunu
Kapsamında Bilgi Talebi”
Yazılacaktır.
Noter vasıtasıyla Tebligat “Güvenli Elektronik imza” İle imzalanarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yoluyla

15 Temmuz Mahallesi
1498. Sokak No:4
34212 Güneşli, Bağcılar/İstanbul

dcsdijital@hs03.kep.tr

Tebligat zarfına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.

E-postanın konu kısmına
“Kişisel Verilerin Korunması
Kanunu Bilgi Talebi”
Yazılacaktır.

Başvuruda;

Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, T.C. vatandaşları için T.C. Kimlik Numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu, bulunması zorunludur. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler de başvuruya eklenir.

İlgili kişi adına üçüncü kişiler tarafından talepte bulunulması kural olarak mümkün değildir.  Kişisel veri sahibinin kendisi dışında bir kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak kişisel veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır. İlgili kişi olarak kullanmayı talep edilen hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda; talep edilen hususun açık ve anlaşılır olması, talep edilen konunun ilgili kişiye ilişkin olması veya başkası adına hareket ediliyor ise bu konuda özel olarak yetkili olunması ve yetkinin belgelendirilmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

İlgili Kişi Başvuru Formu, Şirketimizin web sitesinde mevcut bulunmaktadır.

3. Başvurulara Cevap Verilmesi

Kişisel veri sahibinin, talebini öngörülen usule uygun olarak Şirketimize iletmesi durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.  Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirketimiz tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Şirketimiz, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Şirketimiz, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir. Başvurular Şirketimizin “İlgili Kişi Başvuru Prosedürü“ne göre Şirketimiz içinde yönetilmektedir.

I. KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN İŞLENMESİNİ SAĞLAMAK İÇİN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için gerekli tüm teknik ve idari tedbirler almaktadır. Bu kapsamda,
  • Şirketimiz kapsamında VERBİS sistemine uyumlu Veri Envanteri çıkarılmakta (Data Mapping), burada hukuka ve amaca uygunluk denetimleri yapılmaktadır.
  • Şirketimizin ilgili kişilere ait aydınlatma yükümlülüğünün eksiksiz olarak ve doğru biçimde yerine getirilebilmesi için “Kişisel Verilerin İşlenmesinde Aydınlatma Esasları Politikası” yürürlüğe konulmuş bulunmaktadır.
  • Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmektedir.
  • Şirketimizin yürütmüş olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır.
  • Şirketimizin iş birimlerinin yürütmüş olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin 6698 Sayılı Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütmüş olduğu detay faaliyet özelinde belirlenmektedir.
  • Şirketimiz ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, Şirketin talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülmektedir.
  • Şirketimiz ile Şirketimizin sorumlu olduğu verileri işleyen üçüncü taraflar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, Şirketin talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda “Üçüncü Taraflarla Gizlilik Ve Kişisel Verilerin Korunması Esasları Politikası” yürürlüğe konulmuş bulunulmaktadır.

II. ÖZEL NİTELİKLİ VERİLERİN İŞLENMESİNDE ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

KVK Kanunu ile bir takım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.  Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler sağlanmaktadır. Bu kapsamda;
  • Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine ve işlenme esaslarına ilişkin olarak “Özel Verilerin İşlenmesi Politikası” hazırlanmıştır.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik, Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmekte, gizlilik sözleşmeleri yapılmakta, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmakta, yetki kontrolleri gerçekleştirilmekte, görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkilerinin derhal kaldırılmakta ve bu kapsamda, veri sorumlusu tarafından kendisine tahsis edilen envanter iade alınmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, elektronik ortam ise veriler kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmektedir. Kriptografik anahtarlar güvenli ve farklı ortamlarda tutulmakta veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları güvenli olarak loglanmakta, verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri takip edilmekte ve gerekli güvenlik testleri yapılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.
  • Verilere bir yazılım aracılığı ile erişilmesi durumunda bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazılımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır. Verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi sağlanmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise, özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmakta, bu ortamların fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel veriler aktarılacaksa, verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılması sağlanmaktadır.
  • Özel Veriler, Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır.
  • Özel verilerin, farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Özel verilerin kâğıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir.
  • Yukarıda belirtilen önlemlerin yanı sıra Kişisel Verileri Koruma Kurumunun internet sitesinde yayımlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberinde belirtilen uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler de dikkate alınmaktadır.

III. KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA AYKIRI ERİŞİMİNİ ENGELLEMEK İÇİN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirketimiz, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için teknik ve idari tedbirler almaktadır.

1. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
A) Siber Güvenliğin Sağlanması
Kişisel veri güvenliğinin sağlanması için öncelikle siber güvenlik ürünleri kullanılmakta ancak tedbirler bununla sınırlı bırakılmamaktadır. Güvenlik duvarı ve ağ geçidi gibi tedbirler alınmaktadır. Kullanılmayan yazılım ve servisler cihazlardan kaldırılmaktadır.
B) Yazılım güncellemeleri
Yama yönetimi ve yazılım güncellemeleri ile yazılım ve donanımların düzgün bir şekilde çalışması ve sistemler için alınan güvenlik tedbirlerinin yeterli olup olmadığının düzenli olarak kontrol edilmesi sağlanmaktadır.
C) Erişim Sınırlamaları
Kişisel veri içeren sistemlere erişim de sınırlandırılmaktadır. Bu kapsamda çalışanlara, yapmakta oldukları iş ve görevler ile yetki ve sorumlulukları için gerekli olduğu ölçüde erişim yetkisi tanınmakta ve kullanıcı adı ve şifre kullanılmak suretiyle ilgili sistemlere erişim sağlanmaktadır. Söz konusu şifre ve parolalar oluşturulurken, kişisel bilgilerle ilişkili ve kolay tahmin edilecek rakam ya da harf dizileri yerine büyük küçük harf, rakam ve sembollerden oluşacak kombinasyonların tercih edilmesi sağlanmaktadır. Buna bağlı olarak, erişim yetki ve kontrol matrisi oluşturulmaktadır.
D) Şifreleme
Güçlü şifre ve parola kullanımının yanısıra, şifre girişi deneme sayısının sınırlandırılması, düzenli aralıklarla şifre ve parolaların değiştirilmesinin sağlanması, yönetici hesabı ve admin yetkisinin sadece ihtiyaç olduğu durumlarda kullanılması için açılması ve veri sorumlusuyla ilişikleri kesilen çalışanlar için zaman kaybetmeksizin hesabın silinmesi ya da girişlerin kapatılması gibi yöntemlerle erişimin sınırlandırılması yapılmaktadır.
E) Anti Virus Yazılımları
Kötü amaçlı yazılımlardan korunmak için ayrıca, bilgi sistem ağını düzenli olarak tarayan ve tehlikeleri tespit eden antivirüs, antispam gibi ürünler kullanılmakta, ayrıca bunlar güncel tutularak gereken dosyalar düzenli olarak taranmaktadır. Farklı internet siteleri ve/veya mobil uygulama kanallarından kişisel veri temin edilecekse, bağlantıların SSL ya da daha güvenli bir yol ile gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır.
F) Kişisel Veri Güvenliğinin Takibi
  • Bilişim ağlarında hangi yazılım ve servislerin çalıştığının kontrol edilmesi,
  • Bilişim ağlarında sızma veya olmaması gereken bir hareket olup olmadığının belirlenmesi,
  • Tüm kullanıcıların işlem hareketleri kaydının düzenli olarak tutulması (log kayıtları gibi),
  • Güvenlik sorunlarının mümkün olduğunca hızlı bir şekilde raporlanması,
Gerçekleştirilmekte, çalışanların sistem ve servislerdeki güvenlik zafiyetlerini ya da bunları kullanan tehditleri bildirmesi için resmi bir raporlama prosedürü oluşturulmaktadır. Bilişim sisteminin çökmesi, kötü niyetli yazılım, servis dışı bırakma saldırısı, eksik veya hatalı veri girişi, gizlilik ve bütünlüğü bozan ihlaller, bilişim sisteminin kötüye kullanılması gibi istenmeyen olaylarda deliller toplanmakta ve güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
G) Kişisel Veri İçeren Ortamların Güvenliğinin Sağlanması
Kişisel veriler, veri sorumlularının yerleşkelerinde yer alan cihazlarda ya da kâğıt ortamında saklanıyor ise, bu cihazların ve kâğıtların çalınması veya kaybolması gibi tehditlere karşı fiziksel güvenlik önlemleri alınmaktadır. Kişisel verilerin yer aldığı fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı uygun yöntemlerle korunmakta ve bu ortamlara giriş / çıkışlar kontrol altına alınmaktadır. Kişisel veriler elektronik ortamda ise, kişisel veri güvenliği ihlalini önlemek için ağ bileşenleri arasında erişim sınırlandırılabilmekte veya bileşenlerin ayrılması sağlanmaktadır. Aynı seviyedeki önlemler Şirket yerleşkesi dışında yer alan ve Şirkete ait kişisel veri içeren kâğıt ortamları, elektronik ortam ve cihazlar (dizüstü bilgisayar, cep telefonu, flaş bellekler) için de alınmaktadır. Elektronik posta ya da posta ile aktarılacak kişisel verilerin de dikkatli bir şekilde ve yeterli tedbirler alınarak gönderilmektedir. Çalışanların şahsi elektronik cihazları ile bilgi sistem ağına erişim sağlaması durumunda bunlar için de yeterli güvenlik tedbirleri alınmaktadır. Kişisel veri içeren cihazların kaybolması veya çalınması gibi durumlara karşı erişim kontrol yetkilendirmesi ve/veya şifreleme yöntemlerinin kullanılması yöntemi uygulanmaktadır. Bu kapsamda şifre anahtarı, sadece yetkili kişilerin erişebileceği ortamda saklanmakta ve yetkisiz erişim önlenmektedir. Kişisel veri içeren kâğıt ortamındaki evraklar da kilitli bir şekilde ve sadece yetkili kişilerin erişebileceği ortamlarda saklanmakta, söz konusu evraklara yetkisiz erişim önlenmektedir.
H) Kişisel Verilerin Bulutta Depolanması
Kişisel verilerin bulutta depolanması uygulamalarına da gerektiğinde başvurulabilmektedir. Bu durumda, bulut depolama hizmeti sağlayıcısı tarafından alınan güvenlik önlemlerinin de yeterli ve uygun olup olmadığının Şirket tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda, KVK Kurulunun rehber ve tavsiyelerinde belirtilen önlemler dikkate alınmaktadır.
I) Bilgi Teknolojileri Sistemleri Tedariki, Geliştirme ve Bakımı
Şirket tarafından yeni sistemlerin tedariki, geliştirilmesi veya mevcut sistemlerin iyileştirilmesi ile ilgili ihtiyaçlar belirlenirken güvenlik gereksinimleri göz önüne alınmaktadır.
J) Kişisel Verilerin Yedeklenmesi
Kişisel verilerin herhangi bir sebeple zarar görmesi, yok olması, çalınması veya kaybolması gibi hallerde Şirket yedeklenen verileri kullanarak en kısa sürede faaliyete geçmeyi sağlamaktadır. Yedeklenen kişisel veriler sadece sistem yöneticisi tarafından erişilebilir olup, veri seti yedekleri ağ dışında tutulmaktadır.

2. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan İdari Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
  • Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
  • Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
  • Kişisel Veri Güvenliği Politikalarının ve Prosedürler belirlenmekte, politika ve prosedürler kapsamında; düzenli olarak kontroller yapılmakta, yapılan kontroller belgelenmekte, geliştirilmesi gereken hususlar belirlenmektedir. Yine, her kişisel veri kategorisi için ortaya çıkabilecek riskler ile güvenlik ihlallerinin nasıl yönetileceği de açıkça belirlenmektedir.
  • Kişisel Verilerin Mümkün Olduğunca Azaltılması: Kişisel veriler, doğru ve güncel olmalı, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmelidir. Ancak, doğru olmayan, güncelliğini yitirmiş ve herhangi bir amaca hizmet etmeyen verilere hala ihtiyaç olup olmadığının değerlendirilmekte ve ihtiyaç duyulmayan kişisel veriler ise kişisel veri saklama ve imha politikası ile silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
  • Veri İşleyenler ile İlişkilerin Yönetimi: Şirket BT ihtiyacını karşılamak için veri işleyenlerden hizmet aldığı zaman, hizmet alırken söz konusu veri işleyenlerin kişisel veriler konusunda en az kendileri tarafından sağlanan güvenlik seviyesini sağlandığından emin olarak işlem yapılmaktadır. Bu kapsamda, veri işleyen ile imzalanan sözleşmelere kişisel verilerin korunması ile ilgili koruyucu düzenlemeler getirilmektedir.

IV. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ORTAMLARDA SAKLANMASI

Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

1. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
  • Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.
  • Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan teknik önlemler periyodik olarak Şirketimizce belirlenen denetim mekanizması tarafından denetlenmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
  • Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde tüm gerekli altyapılar kullanılmaktadır.

2. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
  • Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda bilgilendirilmektedirler.
  • Şirketimiz tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmekte ve bu konuda Şirketin “Üçüncü Taraflarla İlişkilerde Kişisel Verilerin Korunması Esasları” Politikasındaki hükümlere göre hareket edilmektedir.

V. EĞİTİM

  • Şirketimiz, Kişisel Verilerin korunması konusunda çalışanlarına Politika ve KVK Prosedürleri ile KVKK Düzenlemeleri kapsamında gerekli eğitimleri verilmektedir.
  • Eğitimlerde Özel Nitelikli Kişisel Verilerin tanımlarına ve korunmasına yönelik uygulamalara özellikle değinilmektedir.
  • Şirketimiz çalışanı Kişisel Verilere fiziksel olarak veya bilgisayar ortamında erişiyorsa, Şirketimiz ilgili çalışanına bu erişimler özelinde (örneğin erişilen bilgisayar programı) eğitim verilmektedir.

VI. DENETİM

1. İş Birimlerinin Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Arttırılması Ve Denetimi

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli bildirimlerin yapılmasını sağlamaktadır.

2. İş Ortakları Ve Tedarikçilerin Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Konusundaki Farkındalıklarının Arttırılması Ve Denetimi

Şirketimiz kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş ortaklarına gerekli bilgilendirmeler yapmaktadır.

3. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Şirketimiz, işbu Politika ve KVK Düzenlemelerine Şirketin tüm çalışanları, departmanları ve yüklenicilerinin uygun hareket ettiğini düzenli olarak hiçbir ön bildirimde bulunmaksızın her zaman ve re ’sen denetleme hakkını haizdir ve bu kapsamda gerekli rutin denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirketin iç işleyişi kapsamında değerlendirilir ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir. Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.

2020 © Her hakkı DCS Dijital Gümrük Hizmetleri A.Ş.’ye aittir.